A pesar de que el clima en nuestro país no sea muy favorecedor para realizar eventos en exteriores, aún existen posibilidades y trucos para lograrlo. En esta nota quiero contarte acerca de todos los detalles que hay que tener en cuenta al planear un evento que combina la diversión con el inigualable encuentro con la naturaleza.
Por Jessica Miralles
Los eventos al aire libre, sin duda alguna, tienen una magia especial con un encanto que todos anhelamos. Sin embargo, vivimos en un país con un clima muy particular. Podemos pasar de un calor extremo al frío en tan solo días, o de un día soleado a una repentina tormenta. Esto hace que un evento que venimos planificando hace meses se vea afectado, si no contamos con un plan B bien sustentado. A continuación, respondo las preguntas básicas en la mente de toda persona que busca organizar este tipo de eventos.
¿Cuál es la mejor época para festejar eventos al aire libre?
Aconsejo guiarnos según temporadas. Por ejemplo, no recomendamos hacerlo en épocas de mucho calor, donde la
sensación térmica llega incluso a los 45 grados. Este tipo de situaciones las vivimos entre noviembre y febrero de cada año.
El clima se vuelve más agradable entre abril y octubre, cuando contamos con días frescos y soleados. Siempre existen excepciones, pero en estos meses es más agradable estar afuera. Solemos tener días de invierno muy fríos en los meses de junio o julio, fechas en que debemos aprovechar el tiempo de sol y realizarlo durante el día.
¿Qué servicios se necesitan?
Al contrario de lo que se suele creer, realizar eventos al aire libre se torna mucho más costoso, ya que se deben tener en cuenta detalles de previsión, que no son necesarios cuando tomamos la opción de hacerlo en un lugar cerrado.
Hablamos de pisos, estructuras, carpas, baños químicos, generadores de energía, fumigación, colocación de pista, áreas de servicio, climatizadores, estufas, entre otros. El objetivo es dejar el lugar apto para que el evento pueda llevarse a cabo de la manera más cómoda y funcional posible, tanto para el invitado como para el prestador de los servicios.
Al contrario de lo que se suele creer, realizar eventos al aire libre se torna mucho más costoso, ya que se deben tener en cuenta detalles de previsión, como colocación de pisos, carpas, baños químicos, climatizadores, entre otros.
¿El horario ideal?
Siempre que realizamos eventos afuera, la idea es poder apreciar y contar con la naturaleza en su mayor expresión. Desde la sombra de frondosos árboles o los atardeceres mágicos que tiene nuestro país a orillas del lago o el río.
En días más calurosos, lo recomendable es invitar a partir de las 16:00; tenemos luz natural hasta las 19:30 en días de verano. Si vamos a festejar con un clima invernal o de otoño, donde el sol se esconde temprano, muchas personas optan por realizar el evento durante la siesta.
¿Qué tipo de comidas se recomiendan?
Esto es clave. Debido a la humedad y a todo lo que esto atrae —como moscas y calor extremo— nunca es recomendable colocar los alimentos expuestos afuera, si no tenemos climatización previa, ya que corremos el riesgo de descomposición.
El menú se elige de acuerdo con la cita prevista, si hablamos de un evento de verano lo recomendable es seleccionar opciones frescas y livianas. Si apuntamos a un día más fresco, optamos por un servicio caliente, que va desde un consomé de recepción hasta un bufet de pastas y carnes.
Si el clima no es favorable para el evento, ¿cómo se actúa en esta situación?
El plan B debe estar estipulado desde el día uno, se deja un tiempo máximo de toma de decisión con el cliente, donde los proveedores puedan llegar a término. Esto siempre dependerá del tamaño de la producción del evento.
¿Cuánto tiempo antes es recomendable iniciar la organización?
Al tener que barajar más de una alternativa, el tiempo de planificación es un poco mayor. Generalmente vamos entre 4 y 12 meses previos según el tipo de evento.
¿La tenida es diferente?
Totalmente, siempre aclaro que la tenida de un evento depende de dos factores: del lugar donde se desarrolla el evento y el horario.
En fiestas al aire libre, la tenida se vuelve mucho más liviana con presencia de estampados, géneros más frescos y ligeros, sombreros, sin perder la elegancia que amerita la ocasión.
¿Qué tipo de decoración es la recomendada?
La premisa de hacer eventos afuera es lograr captar la magia de la naturaleza que elegimos como escenario para ese día. El objetivo de la ambientación elegida es potenciar estos recursos y acompañar esa magia natural.
Somos testigos de ambientaciones majestuosas que logran que nos sintamos parte de un cuento. Se aprovechan al máximo las vistas, los paisajes, la vegetación nativa y se las combina con la infinidad de recursos disponibles hoy en el mercado.
